Progetto Digitalizzare e innovare i processi amministrativi

Le premesse del Laboratorio

Negli ultimi anni il documento elettronico come strumento facilitatore nella gestione dell’attività amministrativa (nello specifico) e dei molteplici flussi informativi aziendali (più in generale) è cresciuto significativamente, sia per le evoluzioni normative che ne hanno determinato una maggiore diffusione, sia per la comprensione da parte delle imprese degli indubbi vantaggi connessi al suo utilizzo.

La diffusione dello strumento non è sempre stata accompagnata, tuttavia, da una piena comprensione delle sue potenzialità. Molte applicazioni pratiche si sono infatti tradotte in un utilizzo riduttivo dello strumento atto sostanzialmente alla sostituzione degli archivi cartacei con il sistema di archiviazione elettronica. Anche molti studi condotti sul tema per verificare gli impatti legati all’utilizzo di sistemi documentali (nella loro accezione più ampia) si sono focalizzati sulla capacità di detti tool di conseguire riduzioni di costo avendo come primario riferimento i costi diretti (consumo di carta, affitti degli spazi di archiviazione, …) e sulla maggiore qualità nella gestione “operativa” dei flussi cartacei.

In realtà i potenziali impatti connessi a tali strumenti sembrano essere molto più ampi e articolati; la digitalizzazione dei documenti può, infatti, diventare una potenziale occasione di ridisegno dei processi, in particolare dei processi ad alta intensità documentale, modificando sostanzialmente la gestione dei flussi informativi sottostanti. Nello specifico il ridisegno dei processi conseguibile con le strumentazioni in oggetto (e ottenibile solo parzialmente con l’uso di sistemi erp e/o di business intelligence) potrebbe condurre a notevoli miglioramenti delle performance di processo sintetizzabili come segue:

• riduzione dei costi di processo, ovvero migliore allocazione delle risorse di processo (in particolare con riferimento alle risorse umane). In questa prospettiva l’ipotesi è quella che l’utilizzo di questi strumenti consenta il conseguimento di risparmi decisamente maggiori rispetto a quanto prima qualificato come risparmi riconducibili ai costi diretti di processo (ove l’obiettivo dell’azione di ridisegno sia rappresentato dal conseguimento di significativi recuperi di produttività / efficienza);
• contrazione dei tempi di “evasione” del documento e, conseguentemente dei tempi di “fruizione” del medesimo da parte di tutti gli utenti interessati;
• miglioramento della qualità di processo, ovvero della adeguatezza dei flussi informativi a supporto dei principali processi decisionali interni all’impresa e, nella sua accezione più ampia, a supporto dei processi di comunicazione verso l’esterno (si pensi alle teorie più recenti in termini di open accounting);
• riduzione dei rischi di processo per il tramite di una maggiore compliance con le normative istituzionali e interne all’azienda.

Nasce da questi presupposti e dalle ipotesi fin qui sinteticamente descritte il Laboratorio di Ricerca “Digitalizzare e Innovare i Processi Amministrativi”.

Gli obiettivi del Laboratorio

Gli obiettivi del Laboratorio di Ricerca si possono qualificare come segue:

• identificare le condizioni di massima potenzialità dei tool di digitalizzazione dei documenti;
• rilevare gli impatti potenziali e reali connessi all’implementazione di detti strumenti;
• definire le fasi critiche nel processo di implementazione al fine di conseguire detti impatti.

La Ricerca, stante il suo contenuto esplorativo, si caratterizzerà per l’analisi di casi aziendali concreti aventi a riferimento imprese che hanno implementato gli strumenti in oggetto conseguendone dei risultati eccellenti.

Il Laboratorio si fonda su due fasi critiche di Ricerca:

Fase (1) – Review della letteratura

La presente fase si propone di definire il quadro teorico di riferimento; già ad oggi è possibile ipotizzare un doppio filone di Ricerca: (a) letteratura tecnica riferibile al tema del documento elettronico, (b) letteratura riferibile al tema dei processi aziendali. La review della letteratura consente di definire il framework teorico di riferimento che viene utilizzato nell’analisi dei casi aziendali.

Per approfondimenti in tema di review della letteratura

"La letteratura di riferimento"

Fase (2) – Analisi dei casi aziendali

Al fine di dare un correlato empirico al framework sviluppato nella fase precedente, il Laboratorio analizza casi aziendali eccellenti. I casi si riferiscono a specifici processi amministrativo; al fine di rendere completa l’analisi la scelta si riferisce a processi caratterizzati da elevata interfunzionalità, elevata ricchezza documentale e forte dispersione degli attori rilevanti nel processo stesso.

Per una visione di maggiore dettaglio del Progetto di Ricerca è possibile scaricare i seguenti documenti:

Le prime evidenze del laboratorio

Il 16 febbraio si è tenuto il primo workshop di presentazione dei risultati e dei casi aziendali considerati eccellenti nell'ambito dell'attività di studio condotta dal laboratorio.
Qui di seguito è possibile accedere all'agenda dell'incontro alle presentazioni discusse durante il workshop.

La struttura del Laboratorio

Il Laboratorio è una struttura stabile di Ricerca con uno specifico piano di attività per i prossimi tre anni.

Il Comitato Scientifico è composto da:

Marco Agliati (Ordinario Dipartimento di Accounting Università Bocconi)
Andrea Dossi (Direttore Area Amministrazione, Controllo, Finanza Aziendale e Immobiliare SDA Bocconi)
Gianluca Meloni (Senior Lecturer SDA Bocconi)
Carlo Petti (Presidente DocFlow)
Giuseppe Di Dio (Partner DocFlow)

Il Gruppo di Ricerca è composto da:

Gianluca Meloni (SDA Bocconi)
Elisa Pozzoli (SDA Bocconi)
Davide Brembati