Semplificare ERP con l’Agile: è davvero possibile?

Che si tratti di una piccola media impresa (PMI) o di grandi organizzazioni, quella di implementare un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è una scelta strategica importante e molto spesso fondamentale per gestire un business di successo. L'implementazione, però – rivoluzionando il modo di operare di un’azienda – richiede molto lavoro e può risultare particolarmente complessa: necessita di risorse, di impegno e cambiamenti in tutta l’organizzazione.

E i risultati non sempre sono quelli sperati: costi e tempi superiori a quanto preventivato, poca efficacia della soluzione, obiettivi aziendali disattesi sono dietro l’angolo.

Per cogliere gli aspetti positivi dell’utilizzo di questi software, il management e l’organizzazione nel suo complesso devono essere pronti ad accogliere e accettare il grande cambiamento che l’implementazione avrà sull’impresa e sulle attività quotidiane.

Negli ultimi anni, poi, i modelli di gestione aziendale si sono dovuti adattare alle nuove condizioni di produzione, caratterizzate da altissima competizione e richieste di maggiore produttività, velocità e qualità. Un contesto che ha portato al cambiamento della natura dei progetti da gestire: i principi del management «tradizionale» ormai non bastano più. Proprio per aiutare i project manager e l’organizzazione nella gestione di «progetti complessi», sono state introdotte metodologie e tecniche evolute di project management. Tra queste, l’approccio Agile, basato sull’interazione continua con gli stakeholder e sulla possibilità di realizzare un progetto per iterazioni, chiamate sprint nel linguaggio Scrum, il framework più diffuso nell’Agile.

Un approccio di sviluppo iterativo che valorizza la comunicazione e il feedback umano, adattandosi ai cambiamenti e producendo risultati tangibili.

È possibile applicare efficacemente questo approccio ai progetti di implementazione ERP? Se sì, qual è il suo valore aggiunto? Nel complesso, l’approccio Agile è migliore di quelli «tradizionali»?

Per rispondere a queste domande abbiamo sviluppato una ricerca, la cui analisi qualitativa si è concentrata su 4 professionisti del settore dei sistemi ERP, che hanno utilizzato l’Agile, in modo da raccogliere informazioni specifiche e non generiche sull’argomento, tramite interviste semi-strutturate. Per avere una visione più ampia e migliorare la generalizzazione dei risultati, i dati qualitativi sono stati integrati con evidenze quantitative (44 le risposte valide raccolte). I rispondenti al questionario lavorano in 14 aziende diverse: l’80 per cento in società di consulenza, il resto in aziende di diversi settori che hanno implementato progetti di ERP.

Una prima evidenza è che sì, è assolutamente possibile adottare un approccio Agile nei progetti ERP (per verificare che gli intervistati avessero effettivamente utilizzato questa metodologia, è stato chiesto loro quali valori, principi o pratiche Agile avessero utilizzato).

Ma è possibile farlo in modo veramente efficace? E come? La risposta a questa domanda rappresenta uno dei risultati più importanti della ricerca. Va sottolineato che non c’è stata unanimità tra gli intervistati. Ognuno ha espresso il proprio punto di vista in modo elaborato e ha indicato limiti e condizioni che fanno funzionare l’Agile nei progetti ERP.

Sulla base dello studio, si può dire che Agile può essere applicato efficacemente in alcune fasi o attività di un progetto, specie per quel che riguarda le iterazioni. Va quindi chiarito che devono rimanere alcuni elementi della logica a cascata che permettono di gestire l'elevato grado di integrazione tipico dei sistemi ERP.

Sui punti di forza dell’approccio Agile, gli intervistati si sono mostrati d’accordo. Il suo principale vantaggio è la flessibilità. Ancora, la fiducia ne è allo stesso tempo punto di forza e requisito, perché permette di creare un ambiente di lavoro più informale, più snello e meno burocratico. Il che semplifica notevolmente le relazioni e la gestione delle attività. La mancanza di fiducia può invece creare problemi importanti e portare al fallimento del progetto. Tra i valori aggiunti dall’ Agile si inserisce il timing: gli sprint definiscono il ritmo che la squadra deve seguire. È forse più stressante per alcune risorse, ma porta risultati migliori. Infine, ma non meno importante, l’Agile consente una riduzione del rischio: soprattutto del rischio di arrivare alle fasi finali del progetto con caratteristiche non validate dai clienti.

Guardiamo ora alle debolezze emerse. Prima fra tutte, la difficoltà del cambiamento: l’Agile richiede un «cambiamento nel cambiamento» e non c’è organizzazione in cui cambiamento non significhi problemi. C’è poi la questione dell’applicabilità: Agile non è un approccio universalmente utilizzabile e ricorrervi là dove non è opportuno può portare a grossi problemi. La componente del rischio torna anche tra le debolezze della metodologia ed è quella dovuta a un potenziale comportamento egoistico e irrazionale dell’utente, che tende a fare richieste aggiuntive che possono comportare la dilatazione di uno o più sprint e di tutte le attività a essi collegate.

Tirando le fila, dalla ricerca non è emersa un’unica risposta alla domanda: l’Agile è meglio di altri approcci più tradizionali?

Dipende, a certe condizioni. L’Agile nei progetti ERP non può riassumersi con un semplice «funziona o non funziona».

Tra tutte le risposte date, ce n’è una che ben riassume l’idea: «Dove funziona, l’Agile è sicuramente un approccio efficace che garantisce livelli di performance più elevati in termini di qualità e tempi di rilascio».

Una delle soluzioni che molti degli intervistati hanno ipotizzato come possibile è quella di un approccio ibrido, che contenga la parte migliore degli approcci «tradizionali» e le parti migliori degli approcci Agile. Lo sviluppo, l'applicazione e la gestione di un approccio ibrido, tuttavia, non è semplice e richiede esperienza per capire come utilizzarlo per migliorare le prestazioni del progetto.

Si aprono così nuovi scenari di ricerca per rendere più pratica e concreta questa idea.