Le prassi eccellenti nella gestione degli acquisti

La gestione degli acquisti è un aspetto dell’operatività aziendale che per lungo tempo è stato sottovalutato. La rilevanza economica della spesa e l’impatto strategico delle forniture richiedono ampie professionalità e strumenti in grado di governare i partner di fornitura, il valore generato e i rischi.
Il tema della gestione degli approvvigionamenti è stato oggetto di due differenti output di ricerca, che hanno evidenziato l’importanza e la centralità del procurement nella corretta gestione manageriale di un’organizzazione. Il primo, del 2004, intitolato La gestione strategica degli approvvigionamenti. Lo stato dell’arte delle prassi aziendali, si è focalizzato sulle principali scelte di fondo che connotano lo svolgimento dei processi critici della funzione e sul loro ruolo nella costruzione del vantaggio competitivo: tra queste, le decisioni di make or buy e di partnership con i fornitori, le scelte organizzative relative al grado di accentramento e decentramento della funzione, le scelte inerenti al marketing d’acquisto e alle sue leve principali, lo sviluppo delle forme, le strategie di sourcing, con riferimento anche ai mercati emergenti; l’organizzazione delle attività di approvvigionamento.
Un secondo volume, edito nel 2005 e dal titolo Acquistare prodotti e servizi. Processi, loghi e soluzioni gestionali, costituisce il completamento dello studio dell’anno precedente e tratta delle scelte operative indispensabili nella gestione degli acquisti. Il volume privilegia l’osservazione degli effetti generati nel breve periodo, in virtù dell’applicazione di metodologie e strumenti appropriati e coerentemente selezionati alla specifica problematica d’acquisto. Questo studio fornisce un’ampia e approfondita illustrazione delle prassi gestionali impiegate nel governo delle supply chain di materiali diretti, indiretti e servizi, affrontando tutti i processi operativi: la gestione del processo di acquisto e la logica del Total Cost of Ownership; la gestione e l’acquisto di materiali diretti, indiretti e servizi; gli strumenti di ICT, il ruolo dei virtual marketplace e le criticità nell’impiego delle Electronic-Reverse Auction; i modelli di selezione e valutazione dei fornitori; le criticità e gli approcci per una corretta costruzione di un sistema di valutazione delle performance dell’ufficio acquisti.
Da entrambi gli studi emergono alcuni aspetti fondamentali. L’importanza del bene acquistato (profit impact) e la complessità del mercato della fornitura (supply risk) incidono direttamente sulle strategie aziendali e sulla corretta attività dell’ufficio acquisti. Le imprese ancora prive di una chiara ambito procurement rischiano di perdere punti di competitività rispetto a concorrenti più sviluppati. Queste realtà dovrebbero infatti concentrarsi maggiormente su nuove posizioni a livello di strategie e cultura aziendale, muovendosi verso una leadership più proattiva e aperta a collaborazioni con soggetti esterni.
Questo è tanto più vero nell’attuale momento storico, in cui i processi di acquisto stanno vivendo un periodo di grande attenzione e cambiamento.
In primo luogo, le crisi generate dalla pandemia da Covid-19 e la scarsità di componenti critici per intere filiere produttive hanno evidenziato come le scelte di fornitura vadano strutturate con logiche manageriali di continuità di business, cercando di bilanciare gli obiettivi di costo con quelli di flessibilità, servizio e resilienza. Molte imprese hanno profondamente rivisto i sistemi di misurazione delle performance degli acquisti proprio per includere variabili rilevanti per il business.
In secondo luogo, i processi di digitalizzazione richiedono oggi un management degli acquisti in grado di governare le nuove tecnologie, introducendo diversi modelli operativi basati su sistemi complessi, come l’Artificial Intelligence. In questi progetti risulta rilevante non solo la capacità di valutare le tecnologie in termini di impatto sull’efficienza e sull’efficacia, ma anche la abilità nel guidare e influenzare il cambiamento nelle persone e nelle organizzazioni indotto dalle tecnologie stesse.
Una evoluzione rilevante, non intercettata dalla ricerca condotta nel periodo 2004-2005, riguarda il contributo del procurement sul tema della sostenibilità. Gli aspetti di impatto ambientale e sociale erano già inclusi nelle politiche di approvvigionamento, ma la visibilità e la strategicità assunta oggi a diversi livelli fanno sì che ogni direzione acquisti stia operando scelte per migliorare le performance di intere catene di fornitura.