Negli ultimi anni il documento elettronico come strumento facilitatore nella gestione dell’attività amministrativa (nello specifico) e dei molteplici flussi informativi aziendali (più in generale) è cresciuto significativamente, sia per le evoluzioni normative che ne hanno determinato una maggiore diffusione, sia per la comprensione da parte delle imprese degli indubbi vantaggi connessi al suo utilizzo.
La diffusione dello strumento non è sempre stata accompagnata, tuttavia, da una piena comprensione delle sue potenzialità. Molte applicazioni pratiche si sono infatti tradotte in un utilizzo riduttivo dello strumento atto sostanzialmente alla sostituzione degli archivi cartacei con il sistema di archiviazione elettronica. Anche molti studi condotti sul tema per verificare gli impatti legati all’utilizzo di sistemi documentali (nella loro accezione più ampia) si sono focalizzati sulla capacità di detti tool di conseguire riduzioni di costo avendo come primario riferimento i costi diretti (consumo di carta, affitti degli spazi di archiviazione, …) e sulla maggiore qualità nella gestione “operativa” dei flussi cartacei.
In realtà i potenziali impatti connessi a tali strumenti sembrano essere molto più ampi e articolati; la digitalizzazione dei documenti può, infatti, diventare una potenziale occasione di ridisegno dei processi, in particolare dei processi ad alta intensità documentale, modificando sostanzialmente la gestione dei flussi informativi sottostanti. Nello specifico il ridisegno dei processi conseguibile con le strumentazioni in oggetto (e ottenibile solo parzialmente con l’uso di sistemi erp e/o di business intelligence) potrebbe condurre a notevoli miglioramenti delle performance di processo sintetizzabili come segue:
- riduzione dei costi di processo, ovvero migliore allocazione delle risorse di processo (in particolare con riferimento alle risorse umane). In questa prospettiva l’ipotesi è quella che l’utilizzo di questi strumenti consenta il conseguimento di risparmi decisamente maggiori rispetto a quanto prima qualificato come risparmi riconducibili ai costi diretti di processo (ove l’obiettivo dell’azione di ridisegno sia rappresentato dal conseguimento di significativi recuperi di produttività / efficienza);
- contrazione dei tempi di “evasione” del documento e, conseguentemente dei tempi di “fruizione” del medesimo da parte di tutti gli utenti interessati;
- miglioramento della qualità di processo, ovvero della adeguatezza dei flussi informativi a supporto dei principali processi decisionali interni all’impresa e, nella sua accezione più ampia, a supporto dei processi di comunicazione verso l’esterno (si pensi alle teorie più recenti in termini di open accounting);
- riduzione dei rischi di processo per il tramite di una maggiore compliance con le normative istituzionali e interne all’azienda.
Nasce da questi presupposti e dalle ipotesi fin qui sinteticamente descritte il Laboratorio di Ricerca “Digitalizzare e Innovare i Processi Amministrativi”.
